TRABAJO DE APLICACION

REALIZADO POR:

ANAMARIA BUITRAGO

YULIANA MUÑOZ

MARISOL RUIZ JARAMILLO

1. Analice la cultura organizacional de la empresa teniendo en cuenta los elementos de la cultura y explique.

La cultura organizacional a través de sus diferentes elementos es un proceso que trata de darle identidad a una empresa y que debe ir alineada con su direccionamiento estratégico; por lo tanto esta debe tener una primera fase que se puede llamar de divulgación y sensibilización y una fase de consolidación y una fase de convicción, aunque en cada fase los elementos de la cultura son los mismos, sino que enfocados de maneras diferentes
Enlace Operativo es una empresa relativamente nueva y se puede considerar que esta en la primera fase de la cultura organizacional, a continuación se analizan cada uno de los elementos y como están en la empresa:
Direccionamiento Estratégico: aunque este no es considerado un elemento directo es la base sobre la cual debe girar la cultura, es más la cultura se debe pensar y consolidar buscando cumplir con este direccionamiento, en Enlace Operativo aunque se tenía uno establecido recientemente se replanteó, modificando la misión, la visión y los objetivos en el plazo de los próximos 6 años, lo que de alguna forma modifica la cultura con que se venía trabajando.

Imagen corporativa: Este punto si está totalmente definido y consolidado; es algo en lo que la empresa se ha esforzado para que su arquitectura corporativa, espacios, publicidad, página de internet, medios de comunicación, entre otros creen recordación de marca entre los clientes y colaboradores. Esto es importante debido a que es el principal elemento tangible en la cultura organizacional.
Valores y Principios: Este se puede considerar como el elemento central que unido al direccionamiento estratégico son el cimiento sobre el cual debe girar la cultura. En la empresa estos valores están definidos, se le hacen saber a todos los empleados en sus programas de inducción. Estos valores básicamente son:
Profundo respeto por el ser humano.
• Constante generación de valor.
• Seres humanos integrales.
• Ética empresarial.
• Innovación e imaginación.
• Servicio al cliente.
Aunque estos ya se encuentran claramente definidos se debe tener un trabajo constante y coherente de tal forma que todos los empleados quieran cumplir con estos por convicción y no por coerción (esto es la diferencia entre las diferentes fases de la cultura organizacional). En esta parte del proceso a la empresa todavía consolidarse en este y es algo normal para una empresa en crecimiento.
Políticas: Este es un elemento de la cultura que no debe ser ni rígido, ni estático, están se deben definir, pero igualmente se debe tener la flexibilidad de acomodarlas a las exigencias y cambios del entorno. En Enlace Operativo existen políticas definidas para la contratación de personal, políticas de operación, políticas de apoyo y de gestión humana, entre otras, estas también están en proceso de reacomodación ya que recientemente se tuvo un replanteamiento del direccionamiento estratégico y de la estructura organizacional, lo que hace que muchas políticas se replanteen y sea necesario evaluarlas, divulgarlas y consolidarlas.
Normas : En este Enlace Operativo debe de tener unas normas de carácter interno y definidas por la misma empresa como tal; pero a su vez por el tipo de negocio en el que opera debe de aplicar normas exigidas por los clientes, por normatividad en cuanto a seguridad de la información, simplemente por estándares de la industria, y este es un punto totalmente critico ya que no son normas de mucha popularidad y que si no se manejan adecuadamente afectan directamente el clima organizacional, lo cual afecta la consolidación de la cultura y el afianzamiento de los valores.
Liderazgo: Este es el elemento fundamental cuando se habla de cultura organizacional, ya que los elementos anteriores se pueden quedar en el papel si no se cuenta con un equipo directivo capaz de crear en cada colaborador de la empresa la convicción de hacer parte de la cultura y que cada uno de sus actos vayan acordes a lo que la empresa quiere como patrón de comportamiento.

2. Formule conclusiones

• La cultura Organizacional debe ser un proceso permanente de sensibilización y adaptación de las diferentes culturas personales que forman una organización a una cultura uniforme y de tipo corporativo, por lo tanto esto es un proceso que requiere mucho liderazgo de tal forma que las personas entren en esta porque quieren y creen y no porque les toca o simplemente por cumplir.
• Los elementos visibles de la cultura son un factor muy importante dentro de esta, pues utiliza elementos de mercado como es la recordación de marca y en este caso es la marca propia, en la cual los primeros que deben creer son los miembros activos de una organización. Por esto es importante tener medios de comunicación abiertos para que cada empleado no sólo tenga recordación de marca sino que pueda participar activamente en la construcción y consolidación de esta cultura.
• Los valores como tal son el cimiento de la cultura organizacional, pero estos deben de ir acompañados de actos coherentes de parte de los directivos, en donde en cada uno de sus actuaciones quede demostrado que las cosas que hacen van acorde a los valores corporativos, esto va creando en cada uno de los colaboradores un verdadero compromiso y mantiene un buen clima organizacional, lo cual es básico si se quiere pensar en una cultura organizacional consolidada.
• La organización con su nueva reestructuración va enfocada a un camino donde quiere lograr ser la mejor compañía en su campo, es muy positivo para esta que se proyecte con tan poco tiempo de creación, esto hace que la organización no pierda su norte, sea competitiva.

3. Proponga recomendaciones
Las recomendaciones específicas para EO en el tema de la cultura organizacional son las siguientes:
• Trabajar más en el tema del liderazgo en sus mandos intermedios, ya que se nota un excelente liderazgo a nivel de gerencia general y del área de desarrollo organizacional ; pero no es tan fuerte en el resto de equipo directivo y mandos medios e intermedios que finalmente deben ser los encargados de posicionar esta cultura en cada uno de sus colaboradores.
• Afianzar las políticas de la compañía y fortalecer los medios de difusión de esta de forma vertical, ya que hay políticas básicas que nadie conoce o que son mal interpretadas y no hay la suficiente reacción para explicarlas y evitar que se conviertan en una inconformidad.
• Crear los mecanismos y la motivación necesario en cada colaborador para que sea parte activa en la construcción permanente de la cultura organizacional y que esta tenga elementos no sólo desde el direccionamiento estratégico sino que tenga una participación activa de una forma transversal a través de la estructura organizacional.
• Realizar sensibilizaciones más seguidas con las personas de tal forma que las medidas de seguridad son una exigencia del negocio como tal y que debe ser una ventaja competitiva, pero que debe tener un acompañamiento mucho más presencial del equipo directivo para que esto se convierta en parte importante de la cultura y no genere desmotivación en las personas.
• Como en toda organización se maneja lo que llamamos “rosca”, en ocasiones es muy injusto que con tanto talento interno, tengan que contratar a una persona de afuera, porque es el amigo de hace mucho tiempo, demeritando el trabajo de la persona que se lo merece, solo porque no es la que conozco desde hace tiempo, esto hace que los auxiliares, piensen en la compañía no como el segundo hogar que debería ser por la cantidad de tiempo que pasan allí, sino que piensen que tengo que ir, porque lo necesito, porque además es una “rosca” que se maneja entre mandos medios y auxiliares.

PERSONA ENTREVISTADA

Alexa Bibiana Monsalve Naranjo
Directora Desarrollo Organizacional
ENLACE OPERATIVO S.A

ENTREVISTA (PREGUNTAS 1 - 5)

1. TIPO DE EMPRESA
Digamos que de servicios, son servicio de BackOffice, lo que pasa es que industrial!, también podría clasificarse, pero no es de producto es de servicio, lo que nosotros prestamos un servicio realmente, digamos que en ese sector es en el que estamos.

2. TAMAÑO DE EMPRESA
Si hablamos de números de empleados es mediana, con una clasificación somos 400 empleados más o menos, podría tener una clasificación de mediana según como se clasifique, hay una clasificación por activos, por activos corresponde a pequeña, por número de activos en cámara de comercio creo que estaría clasificada ya como casi también mediana, digamos que clasificación total mediana.


3. LA EMPRESA CUENTA CON PLANES, Y QUE TIPO DE PLANES?
SI, Todos los anteriores, porque la metodología es trabajar a través de una planeación direccionada, es decir, todo lo que nosotros hagamos estratégicamente debe de estar definido como se va a operar, y no tiene nada de sentido planear si no defines exactamente como lo vas a lograra, entonces ahí está el táctico y operativo para definir como lo logras, tanto en la estrategia como en el proceso.

4. RESPONSABLES DE DISEÑAR DICHOS PLANES
De acuerdo al tipo de plan, entonces, los directivos, están en la parte estratégica, los mandos medios escogen toda la parte táctica y tantos mandos medios como operativos cogen la parte operativa para planear como van a logar su proceso, entonces digamos que cada uno participa en escala, según le corresponda su grado de responsabilidad en la organización, más que por otra cosa.


5. LA EMPRESA CUENTA CON MISION Y VISION?, Y LOS EMPLEADOS CONOCEN LA MISION Y VISION?
SI. A todos se les ha hecho divulgación, uno de los requisitos, que cuando entren todo el mundo la debe conocer, porque es parte del alineamiento estratégico que tenemos que lograr, lo otro es que cada año se hace esas divulgaciones, como la cita la gerencia general, que fue lo que hicimos como por ejemplo este domingo pasado, es parte de empezar a enfocar a toda la organización en lo que queremos lograr , el reto estratégico, la misión y la visión nos dicen que somos y para donde vamos , nosotros estamos haciendo un link de cambio de Visión a MEGA, pero finalmente es lo mismo, la diferencia es que la visión, tiene una metodología especifica de construcción y la Mega me obliga a tener metas estratégicas, o sea, lo que quiero lograr, pero con números, con claridad, con indicadores, por decirlo así, entonces todos deben estar alineados, todos las conocen, está en el cuaderno, está en internet, esta publicada, e groupware esta en diferentes medios de comunicación para que todo mundo pueda hacer uso de ella.

ENTREVISTA ( PREGUNTAS 6- 10)

6. CULTURA ORGANIZACIONAL
Yo creo que positiva, en la medida que todos se van alineando con ella, positiva, porque se enfocan en lo que queremos lograr y porque todos remamos en la misma dirección, porque sería muy terrible que la gente piense que va para otro lado, no unimos esfuerzos, entonces creo que esa es la parte positiva de hacerlo y quien quieres como de corazón estar en la organización, pertenecer a la organización se va alineando con ella y demuestra que vibra por esta compañía como para sacarla adelante.

7. TOMA DE DECISIONES
Depende que quiere decir centralizada, si centralizada es oficina central como tal, sí, si es, pero de acuerdo al grado de nivel de atribución que tiene, si es a nivel regional se va a dar un nivel de atribución específico para la región, cierto, se van a definir unas estrategias, para que todos tengamos una forma de operar y en las regionales se defina como la materialización de la estrategia para la región sin perder de vista el foco compañía, entonces digamos que en eso es centralizada, sin perder que ellos tiene una forma de operar, cuando centro de operaciones y oficina central es una oficina central finalmente, entonces está definido cada uno de los lideres con unos niveles de atribución específicos de gerencia general, nosotros manejamos algo que se llama derechos de decisión y esos derechos de decisión, se le dice a cada uno hasta que nivel va, ó sea que puedes tomar tu con tu cargo, yo puedo responder por esto, esto no lo respondo yo, lo responde él, yo puedo participar, pero no tomo la decisión, se define cada uno de los lideres.

8. TOMA DE DECISIONES
Yo creo que cada día es más proactiva y eso es lo que esperamos lograr, pero tampoco puedo decir que no hay un nivel de reactividad frente a ciertos problemas e incidente que se presentan, si estuviéramos habiendo una gestión permanente, como lo intentamos del riesgo, de las acciones, de los procesos, pues te permitiría estar más proactiva en muchas decisiones, pero creo que va en la tendencia de ser más proactiva, pero tiene también un componente mínimo de reactividad frente a cosas del día a día que no son totalmente controlables.

9. ESTANDARIZACIÓN
Sí, nosotros somos, digamos de una escuela, en la que creemos que hay que estandarizar la producción, para que el cliente perciba una unidad de criterio que no lleguemos unos a decirle que sea así, así y el otro que lo haga diferente, eso haría ver a una compañía desorganizada, lo otro porque nos gusta implementar mejores prácticas, entre las mejores prácticas que tenemos son la 27001, con la cual estamos certificados y la otra es 9001 y las dos exigen una metodología de gestión por procesos, que significa tener metodología de gestión por procesos? Que todos sepamos cuales son los procesos macros de la cadena de valores, como participamos en esos procesos, cual es el ciclo phba para el mejoramiento continuo y como le implemento yo mejores prácticas de calidad, de seguridad, de continuidad de negocio.

10. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Llevamos 3 años de constituidos y ya hicimos todo el cambio de estratégico, eso no es visto en todas la compañías, eso sucede a los 5 ò 10 años, pero esta compañía, está en un sector de vanguardia, es un sector emergente y en ese emergente tiene una competencia muy fuerte, para lo cual nosotros también nos queremos, digamos que preparar, si nosotros queremos sobrevivir en este sector tenemos que estar a la vanguardia, entonces eso fue parte de todo este reto estratégico, vamos a prepararnos porque lo que queremos lograr es muy grande y para compararnos y medirnos a compañías que están definidas como las top player de la industria, pues tenemos que ir como a la vanguardia, entonces se han hecho cambios estratégicos totalmente es te año, este fue el AÑO DEL CAMBIO.

ENTREVISTA ( PREGUNTAS 11-16)

11. CAMBIOS ESTRUCTURA
Crecimiento absoluto , nosotros cada día es más exponencial el crecimiento, por lo mismo, porque es una empresa que es nueva, ah tenido crecimientos que tiene empresas, después de 5 años, 10 años, nosotros lo hemos tenido en dos años y medio, ehhh por la rapidez de la industria, por la velocidad como de estos negocios y también por la visión que se le ha dado estratégica a la compañía, a donde queremos llegar y se le ha trabajado muy fuerte a ese crecimiento, porque el foco de la compañía en responsabilidad social es generación de empleo de primer nivel, entonces lo que la gerencia general a dado como de directrices, tenemos que crecer, las personas acá no vamos a manejar el término temporal, a no ser de que sea trabajo temporal, sino que sean personas que estén acá vinculadas, sabemos que en el centro de operaciones se manejan personas que son estudiantes que están terminando sus estudios, es una etapa en su vida donde pueden aprender mucho laboralmente y estudiar y que hagan su link para poder tener un crecimiento profesional, que es como lo que le estamos apuntando, entonces crecimiento total, permanente, no más este mes deben entrar 70 personas más, sin contar procesos nuevos que lleguen de clientes.

12. TIPO DE ORGANIGRAMA
Me corchas con el circular, no tengo ni idea que es circular, digamos que es una estructura matricial pero intentando aplanarla lo más que podamos, sin tener una estructura pues muy grande en cargos, quisimos estandarizar mucho, quisimos dar una visión de quienes podrían un cargo casi aplanado, pero que tuviera un nivel de jerarquía que pudiera tener personal a cargo y que tuviera esa competencia de liderazgo más bien, más que por jerarquía es por competencias, que tuvieran buenas competencias de liderazgo, se pusieron otros cargos específicos, pero intentamos ser lo más plano que se pueda pero matricial obviamente.

13. COMUNICACIÓN
Nosotros trabajamos permanentemente con comunicaciones, desde estrategia trabajamos con ellos, para que este garantizándose que se esté usando los medios corporativos, para que la gente este enterada de todo, intentamos hacer la gerencia general, desde el primer momento intenta hacer reuniones anuales donde desde su propia boca se conozca hacia dónde va la compañía y cuáles han sido sus resultados y a su vez va bajando en cascada con cada uno de los directivos por decirlo así, que son grupos primarios, reuniones especificas de trabajo que se hagan, por ejemplo hoy estoy haciendo una auditoría de grupos primarios, con la finalidad de que la información fluya de manera permanente, o sea en doble vía, que fluya se su equipo de trabajo a ellos y de ellos a su equipo de trabajo y se baje la información de la gerencia general y se suba la información a la gerencia general de las necesidades de la compañía de cada uno de los niveles, esto es parte de la estrategia.

14. DEPARTAMENTOS, AREAS
Se modifico todo, se crearon direcciones especificas, se le dio un vuelco, nosotros hablamos de líneas de negocios, no se va a dejar de hablar de líneas, pero el enfoque va a ser más a productos a partir de dos negocios grandes y es IR y BACKOFFICE, los que estuvimos divulgando, integrador de recursos y BackOffice, se hicieron cambios se está enfocando toda la compañía para lograrlo y entre esos dos grandes negocios se van a incluir los productos que hoy se están trabajando en el negocio, digamos que cambios, sí, nuevamente EL AÑO DEL CAMBIO.

15. LIDERAZGO
Yo creo que sí, digamos que se están fortaleciendo líderes, pero un líder no tiene que ser una persona que tenga un cargo de jefe, el líder se está promoviendo con proyectos, es uno de los temas es liderar proyectos entonces intentamos tener un líder, independientemente de su cargo que pueda controlar, dirigir, administrar ese proyecto y empezar a fortalecer ese liderazgo, pero también se ha promovido en equipos de trabajo, se ha cogido personas que puedan ir trabajando en proyectos básicos, no corporativos, pero su proyectos básicos que puedan ir realizando para ir desarrollando su labor y con eso ir fortaleciendo esa competencia de liderazgo, también se va a trabajar desde gestión humana, el tema de liderazgo, tener buenos lideres es importante y no creernos lideres, entonces hay que trabajar en ese tema y que ahí podamos formar mas lideres para la organización.

16. TRABAJO EQUIPO
Eso es importantísimo en esta compañía….

ENTREVISTA.(PREGUNTA 17 -24)

17. TRABAJO EN EQUIPO
Eso es importantísimo en esta compañía….eso desde que se creo a sido una de las premisas básicas ,se trabajo el año pasado un tema de equipo a nivel directivo se tiene que seguir trabajando se esta promoviendo en los diferentes equipos de trabajo, es importante también por el tipo de industria en el que estamos pues si no se trabaja en equipo no se toman decisiones unificadas el uno va por un lado y el otro va por otro, tenemos que trabajar muy en llave por tener una gestión por procesos que también eso ayuda a tener el trabajo mas unificado.

18.El estilo directivo que predomina en la empresa con base a las teorías es:
Es un estilo mas participativo, obviamente como en toda organización debe haber un jefe que tome decisiones, es participativa por que se invita a la gente a dar sus ideas en los grupos primarios en los comités de gerencias y hay un quipo interdisciplinario para analizar las situaciones

19. La empresa Utiliza mecanismos de Motivación para los empleados
Se están trabajando temas hoy desde gestión humana para empezar todo el tema de bienestar, desde el principio la compañía se creo para tener personas felices, por que sabemos que tenemos personas muy jóvenes, qué están estudiando lo que queremos es ayudarles en su vida profesional y aportarles para ese crecimiento y que algún día digan” ve yo estuve en una empresa en la cual aprendí mucho “eso es lo que queremos aportar a la vida de las personas, ojalá que también se queden. Se han creado espacios como la fiesta de navidad que la idea es celebrar en familia, qué sea un momento donde todos estén tranquilos, libres, se dan regalos. Se piensa trabajar también muy fuerte todo este año en el tema de bienestar ocupacional y salud desde el punto de vista de salud le hemos trabajado al tema de seguridad pero queremos trabajar todo el tema de salud física y mental para tener personas integrales, tranquilas sin estrés manejando un nivel laboral equilibrado, también estamos trabajando sabemos que la compañía es muy nueva y se han ido haciendo pinitos para tener un tema mayor de motivación.
20. ¿Se practica el Empoderamiento en la empresa?
Esta definido pero practicado por los jefe, tenemos que trabajar en lideres por que los jefes tienes que empoderar, uno de los temas que hemos visto es que aunque esta definido el empoderamiento algunos jefes le da lidia soltarlo por miedo por que la responsabilidad no se delega, tenemos que ir empoderando para tener equipos de trabajo mas autónomos en eso se esta trabajando, se trabajan uno procesos y se esta trabajando con cada jefe para que vaya fortaleciendo.


21. ¿La empresa maneja la modalidad de OUTSORCING con otras empresas para realizar algunas actividades de servicios?
Si, por que es parte de nuestra razón de ser como somos outsorcing tenemos que creer en el. En temas de servicios generales, transporte, vigilancia se trabajan con outsorcing, se esta trabajando una alianza de archivo entonces vamos a trabajar outsorcing con otras compañías ,nosotros somos expertos en esto necesitamos expertos en otros temas que no tengamos nosotros que desarrollar sino que ellos ya han desarrollado ese conocimiento y que podamos hacer una alianza juntos es eso estamos trabajando.

22. ¿Sabe si la empresa ha manejado Benchmarking con otras empresas? ¿Por qué?
Por ser una empresa nueva tenemos que buscar mejores practicas y eso nunca se debe perder, nosotros no nos la sabemos todas así traigamos personas muy buenas tampoco nos la sabemos todas, hay mejores practicas en muchas empresas y en muchas industrias y de eso tenemos que aprender, entonces se a hecho mucho para conocer el mercado, pará estructuración de procesos.

23. ¿Su empresa esta Certificada en sus procesos? ¿Por qué? Y qué tipo de certificación
La 27000 estamos trabajando para trabajarle también a la 9000

24. Cuales de los siguientes controles utiliza su empresa:
Presupuestos –Auditorias--Indicadores de Gestión--Evaluaciones de desempeño--Reportes estadísticos de ventas--Indicadores Financieros -- Otros __Cuales _¿Por qué? Y explique cada uno de ellos.
Todos, excepto la medición del desempeño eso hay que hacerlo, digamos que se empezó con una idea de ese tema pero eso no es tan fácil manejarlo en Excel ,es sentarse con cada persona que vamos hacer ,tu acuerdo es este, té comprometiste con esto si cumpliste con lo que te comprometiste, hay que trabajarlo para poder definir desempeño. Los anteriores si por que hay que medir gestión de ventas para mirar resultados e ingresos, hay que medir la operación para lograr un nivel de productividad y eficiencia es decir que entre mas eficiente el costo podemos ver la barrita que queremos ver, la auditoria se hace a todos los procesos para garantizar la calidad, seguridad y garantizar que vamos por el camino que es y no tomar acciones oportunas, indicadores se ponen todos los procesos también a nivel de estrategia vamos a estar mas estrictos este año a medir, se hace un tema de seguimientos integrales de gestión donde se evalúan integralmente la planeación, los proveedores ,los indicadores ,la gente se hace un seguimiento de cómo esta ese proceso estructurado en cada una de sus capacidades para lograrse no solo en auditoria sino que se hace una autoevaluación, tenemos diferentes esquemas de seguimiento y medición para mostrar resultados, las juntas también por que la gerencia general tiene que mostrar como van las cosas.

ORGANIGRAMA CORPORATIVO

MISIÓN, VISIÓN, VALORES

MISIÓN

El propósito fundamental de ENLACE OPERATIVO es facilitar a los clientes el ser más productivos y competitivos en un entorno global, a través de la prestación de servicios especializados de outsourcing tecnológico y operativo.

VISIÓN

Con lo anterior claramente definido, ENLACE OPERATIVO tiene como visión organizacional ser la compañía de servicios de outsourcing tecnológico y operativo, preferida por sus soluciones innovadoras, eficientes y efectivas.

En el año 2012 se propone ser líder de esta categoría en el mercado colombiano y reconocida en el ámbito latinoamericano por su generación constante de valor.

VALORES

La empresa, cree y practica una cultura basada en los siguientes principios que guían su actuar:

• Profundo respeto por el ser humano.
• Constante generación de valor.
• Seres humanos integrales.
• Ética empresarial.
• Innovación e imaginación.
• Servicio al cliente.

ENLACE OPERATIVO

Nuestra compañía hace parte del grupo de empresas del siglo XXI, es decir, aquellas empresas de servicios con un alto enfoque tecnológico y en continua innovación.

Hoy en día las organizaciones deben enfocar todo su esfuerzo y desarrollo a aquellas actividades que hacen parte de su razón de ser como empresa, de tal manera que puedan alcanzar altos niveles de productividad y competitividad y para lograr dichas metas, requieren de otras compañías que les ayuden en la realización de sus procesos de apoyo con altos estándares de especialización, oportunidad y calidad.
ENLACE OPERATIVO nace para dar apoyo a sus clientes en sus procesos de soporte, especialmente en servicios tales como: actividades relacionadas con la gestión administrativa y de recursos humanos, procesamiento de información, procesamiento de documentos, generación de información y pagos de seguridad social, y otras actividades conexas a las anteriores que puedan en algún momento ser susceptibles de hacerse a través de un contrato con un